Durante el proceso para equipar adecuadamente una oficina se debe de planificar cada estación de trabajo, partiendo de la idea de las actividades que se realizarán ahí y tomando en cuenta la calidad de cada elemento, más allá del costo y presupuesto.
A lo que nos referimos, es que existen factores ergonómicos que deben de favorecer la salud y el bienestar de los empleados, así como, la garantía de los muebles, son los que ofrecerán mayores beneficios a largo plazo e impactarán más en la productividad del entorno laboral.
¡Tómalo en cuenta! Mobiliario y equipo de oficina
Si te encuentras en el proceso de renovación o apertura de tu oficina, lo primero que debes saber es que requiere tiempo y dedicación.
Asimismo, cada área de trabajo debe estar alineada a las necesidades de los usuarios y ser multifuncional, pensando en que estos requieran mayor espacio para realizar sus tareas o se integren nuevos empleados.
Entonces, ¿Qué puntos necesitas definir con precisión antes de comprar el equipo de oficina para una empresa? Aquí te dejamos una lista con la que te podrás orientar:
- Número de empleados o usuarios que estarán en ese espacio
- Tipo de actividades que se llevarán a cabo
- Cuáles son las dimensiones y características del lugar que vas a equipar
- De cuánto tiempo dispones para amueblar el espacio
- Cuánto presupuesto deseas y puedes invertir
- Escoger el equipo de oficina y mobiliario adecuados
Elementos que no pueden faltar en tu oficina
Hoy en día, las empresas se encuentran más abiertas a crear diseños innovadores y sofisticados que incentiven la creatividad y mejoren la colaboración entre los trabajadores.
De esta manera, la industria inmobiliaria se ha mantenido al margen de las nuevas demandas de los de los trabajadores de oficina, favoreciendo la ergonomía y adecuando el mobiliario a nuestras necesidades y funciones cotidianas.
Por esta razón, quédate a conocer los elementos imprescindibles de tu oficina.
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Mobiliario
En esta sección entran tanto los escritorios como las sillas, archiveros, estantes, botes de basura, repisas, libreros, mesas de trabajo, sillones, entre otros. Para escoger los que serán parte de tu oficina, te recomendamos tomar en consideración que cada elemento tiene un papel importante, pero, no es indispensable que se encuentren todos en cada estación de trabajo.
Computadoras, laptop y software
Definitivamente, es casi imposible imaginar nuestro día a día sin usar dispositivos electrónicos. Gracias a las laptops y tabletas, tenemos mayor accesibilidad desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Un ordenador o computadora es, la mayoría de las veces, el recurso más valioso para la producción, comunicación y gestión empresarial. El tipo o modelo de computadoras que escojas y sus características dependen totalmente de las actividades que vas a llevar a cabo.
Poder contar con ordenadores en la oficina es indispensable y aún más, proteger la información de clientes y de la propia empresa. Para ello, las múltiples ofertas de software ofrecen almacenamiento seguro y brindan movilidad para consultarla cuando sea necesario.
Servicio de internet
No obstante, los dispositivos electrónicos no servirían de nada sin un medio que ayude a conectar a tus empleados, clientes y tu negocio. Para ello, necesitarás de un servicio de internet que te provea de una red para que tus colaboradores trabajen eficientemente.
Equipos multifuncionales
Pese a que actualmente la mayoría de la información se mueve digitalmente, no está de más tener una impresora multifunción para aquellos documentos que quieres registrar en papel.
En muchas ocasiones, esas impresiones deben ser fotocopiadas o escaneadas y, si te encuentras en otro lugar, tal vez debas enviarlas por fax. Por esta razón, las máquinas multifuncionales pueden significar un ahorro de tiempo y dinero considerable.
Servicios
Tanto los servicios básicos como el agua, la luz y el internet, el acondicionamiento de la oficina y los servicios exteriores (como pueden ser las plataformas que ayudan a gestionar los procesos internos), deben ser contratados y pagados en tiempo y forma para evitar contratiempos.
Sólo imagina el escenario en el que uno de ellos puede fallar. La ausencia de alguno o varios de ellos puede detener la operación y evitar que tus colaboradores trabajen eficientemente, o por el contrario, mejorar la productividad y competitividad de tu negocio.
Papelería
Con respecto al stock de papelería con el que debemos contar desde un principio este debe incluir los pizarrones, plumones, bolígrafos, libretas, engrapadoras, notas y cintas adhesivas, clips, etc. Aunque estemos en la era digital, son elementos que no pueden faltar en una mesa de trabajo para realizar anotaciones y registrar las tareas pendientes.
Tómalo en cuenta
De la misma manera, te recomendamos considerar todo el tiempo el mantenimiento del equipo de oficina y mobiliario, pues, con el tiempo y uso frecuente, es normal que se desgaste y requiera reparaciones o actualizaciones, según sea el caso.
Por otra parte, los suministros de papelería y limpieza, también son de suma importancia para conservar el lugar de trabajo ordenado y limpio.